「頭でタスク管理をしない」
本書の冒頭にもありますが、これがすべてです。
タスクとは、何かをすることと捉えていいと思います。やらなければならないこと、やりたいこと、両方含みます。
タスクをすべて洗い出し、タスクごとにかかる時間を見積もります。見積もり時間は、はじめはおおざっぱですが、実績を記録しておくことにより、分単位まで正確になります。
次に、各タスクを実行する時間帯を決めていきます。佐々木さんは、２時間単位で時間帯を分け、そこに割り振っています。各時間帯に割り振ったタスクの合計時間が２時間を超えなければ良いということになります。多少の余裕は見ておいた方がいいと思います。
ある特定の場所で行うことや、ある人と一緒に行うことといったタスクはまとめて実行することにします。これをコンテクストと名付けています。時間帯もコンテクストの一つで、コンテクストが同じタスクはまとめて実行することにより、ムダを省きます。
タスクとコンテクストをクラウドに登録し、あとはそれを参照しながら実行していきます。頭で次に何をするのかを考えるのではなく、クラウドに登録してあるタスクを実行するだけです。
大事なことは、日次と週次に見直しを行うことです。時間の使い方や行動を見直します。各タスクの見積もり時間の見直しも入ると思います。
クラウド用のツールとして、ToodledoやOmniFocusをはじめとした、たくさんのツールが紹介されています。ツールを適切に使うことにより、スマートフォンでもウェブブラウザでも参照・更新ができます。
この方法で、日常の作業は、もれなく、忘れることもなく実行できます。何か忘れていないかというストレスからも解放されます。
私の日常を振り返ってみると、ほとんどのタスク管理は頭の中でやっています。忘れがちなものだけをツールを使っています。
次に何をやらなければならないかを考えるような場面では、紙または電子データとして作業項目を書き出しています。最近ですとブログの移行がありました。アメブロからWordPressへの移行について、やらなければならないことを書き出しました。書き出した作業項目について、もれがないか、順序は適切かをチェックしました。
私は、タスク管理について、ほとんどツールを使っていなかったので、本書で紹介されているツールを実際に使ってみて、取り入れられるものは取り入れ、日常生活の改善を図っていくつもりです。
