ガントチャートの陥りやすい罠

Pile-up Gantt Chart by hawkexpress

プロジェクトマネジメントで進捗管理をするときにガントチャートを使います。ガントチャートとは、縦方向に作業項目、横方向に日付をとったグラフです。誰でも一度ぐらいは見たことがあると思います。

ガントチャートのメリット

ガントチャートを作る前には、まず作業項目を洗い出します。次に作業項目ごとに必要な資源を確認します。資源とは、その作業を行うために必要なスキルや人数、時間、道具などです。

その次は、作業項目の順序関係を確認します。Ａの作業とＢの作業が終わっていなければ、Ｃの作業はできないといったことです。

作業項目、作業項目ごとに必要な資源、作業項目の順序関係が明らかになって、はじめてガントチャートができます。

一度ガントチャートができれば、作業項目ごとに作業が完了したかどうかを確認することにより、進捗のチェックができます。予定の日よりも前に作業が完了していれば、進捗は進んでいます。予定の日になっても作業が終わっていなければ、進捗は遅れています。

ガントチャートにすることにより、誰でも一目で進捗確認ができます。

ガントチャートで進捗を管理するときに、気をつけなければならないことがあります。

ひとつの作業項目が長期間にわたるとき、何パーセント完了したと表現することがあります。

この進捗の割合は、厳密に定義しなければいけません。例えば、プログラムを100本つくる予定であれば、50本の単体テストが完了して50%完了とするといった具合です。

ここをあいまいにしておくと、いつまでたっても進捗率が90%ということが起きます。

納期の決まっているプロジェクトの場合、各作業項目を納期に合わせて並べることで満足しがちなことです。

各作業項目が、本当にその期間で終わらせることができるのか、そのために必要な資源を用意できるのかなどを検証しないままガントチャートを作ってしまいがちです。

そうして作ったガントチャートでプロジェクトを進めると、進捗がすぐに遅れ始めます。もともとの計画がいい加減ですから、後れを取り戻すこともできません。

ガントチャートを作るには、作業項目、作業項目ごとに必要な資源、作業項目の順序関係が明らかになっていなければなりません。

これらが分からないときは、ガントチャートを作っても意味がありません。

試行錯誤でやってみて、その結果を見てから次の作業を考えるときなどは、ガントチャートは使えません。

このような仕事では、作業項目を優先順に並べるぐらいで十分です。

適材適所ということです。なんでもガントチャートにすれば良いというものではありません。