わかりやすい文章を書く5つのコツ

ペンとノート

インターネットが普及してから、文章を書く機会が増えました。ビジネスでも、電話と同等以上にメールが重要になっています。

ところが、自分の書いた文章がなかなか他人に理解されず、悩んでいる人もいると思います。そこで、わかりやすい文章を書くコツをまとめました。

1.論旨を明快にする

まず、文章で伝えることをはっきりさせます。文章の目的に当たります。文章の目的があいまいでは、読者に何も伝わりません。

文章全体の論理は、できるだけ単純にします。ブログであれば、ひとつの記事で伝えることはひとつにします。

そのうえで、文章の論理構造に矛盾がないこと、文章のつながりに論理的な整合性がとれていることを確認します。

話の本筋と枝葉末節が混在した文章を書く人は、何が重要なのかわかっていません。まず、考えを整理してから書くことです。

文章の順序にも注意します。まず、全体の話を書いてから、細部について書きます。ビジネス文書では、結論や重要なことを最初に書きます。

2.誤解を生まないようにする

文章が、意図した内容と異なって受け取られる可能性がないかを常に確認します。特に、修飾関係に注意します。自分の意図する修飾関係とは別な修飾関係に解釈されることがないかを注意します。

大きな家の木

家が大きいか、木が大きいか、あいまいです。

あいまいな言葉を使わないようにします。「あれ」「それ」などの指示代名詞は、要注意です。

3.事実と意見を分ける

事実と意見は区別します。どこまでが、客観的な事実で、どこからが自分の意見なのかを明確にします。自分が見たり聞いたりしたことと、自分の推測もきちんと区別します。

4.不要なものを除く

文章から不要なものは除きます。余計なものは入れないようにします。冗長な文章は、読者をイライラさせます。

メルマガやブログでは、タイトルに惹かれて読み始めても、タイトルとは関係のないことを延々と書いている人がいます。私は、そのような文章はそこで読むのをやめます。同じ人の文章はよほどのことがない限り、再び読むことはありません。

文章は、伝えたいことを最小限の文字で伝えるものです。説明不足で伝わらないことがないように注意は必要ですが、文章の目的を達成できれば、短ければ短いほど良い文章です。

5.読みやすくする

文章の内容や構成以外に、文章を読みやすくすることも必要です。文章を読みやすくするためのテクニックがあります。

1文を短くする

文を読点でつなげず、ひとつの文を短くします。長い文を読ませるにはテクニックが必要ですが、短い文であれば並べるだけです。

長い文章は、主語と述語の対応がずれたり、修飾関係が混乱したりしがちです。文を分けて短くすれば、それを避けることができます。

漢字を少なくする

漢字は少なめに使い、ひらがなを多くします。全体がやわらかな感じになり、読みやすく感じます。

接続詞は最小限にする

接続詞は無いと不自然になるところだけに入れます。文と文の間に接続詞がなくても、ほとんどの場合、自然に意味が通じます。

同じ文末を避ける

文末は、意図的に同じにする場合を除き、変化をつけます。単調さを避けるためです。

おわりに

文章は、伝えたいことが正確に伝わることが、一番大切なことです。そのため、論理的な整合性がとれ、誤解を生む余地がないことが優先されます。

その次が、読みやすいことです。いわゆる美文である必要はありません。修飾語が多すぎる文章は、薄っぺらな印象を与えます。

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