メールは新しいものから読め!

ビジネスマン・パソコン

 メールボックスにメールがたくさんたまっているとき、どちら側から読んでいきますか?古いメールから読んでいく人が多いのではないかと思います。ところが、新しいメールから読んだ方が効率的です。

 その理由を説明する前に、メールがたくさんたまっているときは、急いで読む必要のあるメールや返信しなければならないメールがないか、メールのタイトルや発信者から判断することが、最初にやることであることを付け加えておきます。

 それでは、メールボックスにたまったメールは、新しいメールから読んだ方が効率的である理由を説明します。

1.結論からわかる

 複数の人が論議しているメールがあります。結論が出ていれば、最新のメールに書いてあります。同じメールに過去のやりとりが引用されていることも多いです。気が利いていれば、要点だけが引用されています。

 その結果、以前の関連するメールは、すべて読み飛ばすことができます。古いメールから読んでいくと、議論のすじをすべて追わなければなりません。途中で横道にそれたり、本質的でない議論をしたりする場合もあります。新しいメールから読むことにより、これらをすべて読み飛ばすことができます。

 結論がでていなくても、現在の論点がどこにあり、何が問題になっているかを最初に把握することができます。その結果、すぐに関係者に直接話を聞くこともできます。

2.間違いが訂正されている

 メールを送った後に間違いに気づき、訂正のメールを送ることがあります。新しいメールから読んでいけば、訂正されたメールだけを読むことができます。その前に送られた間違いを含むメールは、開く必要もありません。

 古いメールから読んだ場合には、間違いを含むメールを読んでから、訂正のメールを読むことになります。気が利かない人のメールでは、どこを訂正したのかさえ明記されていない場合もあります。訂正箇所を探すだけでも時間のムダです。

3.短時間で返信できるメールが増える

 新しいメールから読んでいくと、着信したばかりのメールに対しては、短時間で返信を返すことができます。古いメールに対しては、その分返信が遅れますが、どちらにしろ時間がたったメールです。

 古いメールから読んでいくと、着信したばかりのメールの処理が最後になります。その分、返信が遅れます。新しいメールから返信していった方が、全体的に相手に対して、メールの返信が速い印象を与えます。

まとめ

 メールボックスにたまったメールは、新しいものから読んでいった方が、効率が良いことを理解していただけたと思います。

 メールは、電話と違って、こちらの都合の良いときに読み、返信をすれば良いツールです。こちらが仕事に集中しているときでもじゃまをしません。ITリテラシーの低い人のなかには、このメールの長所を理解していない人がいます。

 LINEで「既読無視」などと不満に思う人などは、その最たるものです。LINEのため、寝不足になったり、勉強に手が着かなかったりする女子中学生には、こちらの都合の良い時にだけ返信すれば良いということを徹底させることが、LINEいじめをなくすためにも有効です。

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