マルチタスクか、シングルタスクか?効率的な仕事の進め方

ピースするビジネスマン

あなたは仕事を進めるとき、一つの仕事を終わらせてから次の仕事を始めますか?それともいくつもの仕事を並行して進めますか?

また、音楽を聴きながらレポートを書いたり、電話で話をしながらメールをチェックしたりしますか?

マルチタスクで仕事をするか、シングルタスクで仕事をするかという場合、この2種類があるようです。

しかし、ここでは、一つの仕事を終わらせてから次の仕事を始めることをシングルタスク、複数の仕事を並行して進めることをマルチタスクと言うことにします。

音楽を聴きながらレポートを書いたりすることは、ながら作業と呼びたいと思います。

マルチタスクとシングルタスク

私は、学校を卒業して会社に勤めたとき、最初の職場が当たり前のようにマルチタスクを要求される職場であったため、マルチタスクは当たり前だと思っていました。

上司からは次々と仕事の指示が来ました。Aという仕事は今日中、Bは来週月曜日まで、Cは来月の3日までという具合です。自分で計画を立ててこなしていました。

一人で進められる仕事ばかりではなく、他部門の人と調整しなければならないことも多く、他部門の返事待ちの時などは、当然のように次の仕事に手をつけていました。

平均すると、いつも5から6個ぐらいの仕事を抱えていましたから、マルチタスクは当たり前でした。

その時に必要なスキルは、何から手をつけて時間を有効に使うかという計画性と、いかに素早く仕事を切り替えるかというスイッチング速度の高速化でした。

別の部門に異動となり、大きなプロジェクトで基本的に一つの仕事だけを行うようになったときは、はるかに集中して仕事ができるようになりました。

マルチタスクとシングルタスクと、どちらが効率的に仕事ができるかと言えば、シングルタスクの方が、効率的に仕事ができます。

しかし、仕事の種類や環境によりマルチタスクで働かざるを得ないときがあります。そのときに一つの仕事が終わるまで別の仕事に手をつけないなどとやっていたら極端に効率を落とすことになります。

マルチタスクが効果的な場合

仕事の種類や環境でマルチタスクにせざるを得ないときとは別に、マルチタスクの方が良い結果を生む場合があります。

アイデアを練る種類の仕事です。仕事をある程度やり、しばらく寝かせる時間をつくると新しいアイデアがわくことがあります。

仕事を寝かせるときは、実際に眠るときもあれば、別の仕事をするときもあります。読書や体操などをすることもあります。

他の仕事や本で読んだ内容が、アイデアを刺激することもあります。眠っている間に熟成し、より深い考えになることもあります。

アイデアを練るタイプの仕事は、マルチタスクで行った方が、良い結果をもたらします。

ながら作業

ながら作業は、効率を落とし、ミスも増やします。

音楽を聴きながら、レポートを書くぐらいであれば、音楽の種類にもよりますが、あまり影響はないかもしれません。

電話をしながらメールをチェックするとなると、話を聞き逃したり、メールを見落としたりしがちになります。

一見、2つのことを同時に行い、効率的に見えるかも知れません。しかし、実際には2つのことを切り替えながらやっているだけです。切り替えにわずかながら時間がかかりますから、明らかに効率を落としています。

私が、ながら作業をやりたくなるのは、冗長な動画をチェックするときです。

人から勧められたYouTubeの動画が冗長で退屈であるにもかかわらず、一応最後までチェックしたいような場合です。

もうひとつウィンドウを開いて別のSNSやサイトを見たくなります。

これは、聞き逃しても大きな影響がないと思うからやることです。そうでなければ、メモを取りながら真剣に聞くことになります。

まとめ

マルチタスクは、複数の細切れの仕事を進めるときには効果があります。しかし、シングルタスクでできるならば、その方が効率は上がります。

アイデアを練るような仕事は、一定時間寝かせることにより、より良いアイデアとなる場合があります。

ながら作業は、効率性や正確性を落とします。やらない方がいいことです。

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