あなたは大丈夫? Excelの間違った使い方

グラフ

Excelはビジネスの常識と言えるほどよく使われています。しかし、中には間違った使い方をしている人も見受けられます。そのため、Excelを使うことにより、かえって業務の効率が落ちています。代表的なExcelの間違った使い方を見ていきます。

単なる表

縦横計算のある表でも、Excelの数式を使わずに、単なる表として作る人がいます。

Excelで作った表だから、縦横計算の間違いはないだろうと考えると失敗します。数式を一切使わず、電卓で計算した数字をExcelに入れているため、計算間違いがあります。

また、Excelで簡単に作れる表を、電卓をたたきながら時間をかけて手書きで作っている人もいます。

どちらも同じようなものですが、前者を笑う人でも、後者のようなことをやっていることがあります。

コンピュータにやらせられることを人間がやってはいけません。

共有化しない

Excelのファイルを見ても、何をするものなのか分からないことがあります。本人は使えるのでしょうが、他の人が使うことができません。

逆に、他人の作ったExcelを使えない人もいます。Excelの機能を読み解くスキルのない人です。

職場で同じようなExcelをそれぞれ別々の人が作り、個別に使うということもあります。

多くの人が同じことをやるならば、ひとつのExcelファイルをみんなで使った方が、効率がいいのは言うまでもありません。

Excelファイルの共有化ができないと職場全体の効率があがりません。

変更できない

Excelの表を作って仕事を効率化しても、作った人がいなくなると、複雑すぎてExcelを修正できなくなる場合があります。同じ人でも、何年もたつと分からなくなります。

一般にプログラムでは変更のしやすさが重要です。Excelも一種のプログラムです。知らない人でも、修正しやすいように作らなければなりません。

Excelの修正しやすさも重要な要素です。

おわりに

ITスキルは仕事を数十倍に効率化することがあります。

ある人が1ヶ月かけて作っていたExcelの表を、別の人がマクロや関数を使って数時間で作れるようにしたら、恨まれたという話もあります。その人の仕事を奪ったということです。

産業革命のときのラッダイト運動のように、コンピュータも労働者の仕事を奪うと導入反対運動がありました。

今では、コンピュータにやらせている計算を手作業で行うことなど考えられなくなっています。

Excelのようなツールを使うことだけで満足することなく、その機能を十分に活かすことが大切です。

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