Excel方眼紙の功罪

書類

Excel方眼紙というExcelの使い方があります。ご存じない方のために、はじめにExcel方眼紙について説明します。

Excel方眼紙とは

新規のワークシートで全体のセルを指定し、列の幅を1.63に変更します。すると、列の幅と行の高さが同じになり、セルの枠線が方眼紙風になります。これがExcel方眼紙です。

これを使って文書を作ります。入り組んだ表を含む文書を作成するときに便利です。入り組んだ表とは、あるマス目は2行5列分、あるマス目は3行7列分などとマス目の大きさがまちまちの表のことです。

Excelは、行の高さや列の幅を途中で変えられません。入り組んだ表を作るためには「セルの結合」機能を使います。セルを結合することにより、好みの大きさのマス目を自由自在に作ることができます。

Excel方眼紙の欠点

入り組んだ表を作成するには便利なExcel方眼紙ですが、大きな欠点があります。

データとして使いにくい

Excelシートをデータとして使いたいときがあります。Excelのデータを並び替えたり、抽出したり、さらには他のアプリケーションで読み込み連携させたりします。

その時に、Excel方眼紙ではうまくいきません。Excel方眼紙は紙に印刷するには問題ありませんが、データを活用することが困難です。

修正が難しい

Excel方眼紙を使った複雑な表は、修正が難しくなります。流用で他の表を作ろうとして一部を修正すると、意図しないところに影響が出たりします。

作成したばかりの表を自分で修正するならばできますが、他人が修正したり、作成から時間がたっていたりすると本人でも分からなくなります。一般に複雑なExcelの表は、できの悪いプログラムと同じように修正が困難です。

セルの結合をしない人もいる

Excel方眼紙が会社や部門の標準フォーマットとなっているところもあります。そのようなところでは、セルの結合をせずにExcel方眼紙を使う人が出てきます。

Excel方眼紙に枠線を引くだけで使ったりします。改行は自分で改行しています。つまり、文字を挿入したり、削除したりするたびに、改行の位置を自分で修正しなければなりません。

また、文節の区切りで改行するため、行末の位置がバラバラでデコボコしています。このような文書を作る人は、おそらく本を読むこともないのでしょう。それが日本語の正書法だと思い込んでいる人もいます。

Wordを使っていれば、改行は自動的に行い、段落はじめの字下げも自動的に行います。何も知らない人でも自然に覚えるかもしれません。しかし、Excelで文書を作っていると、そういうこともありません。

おわりに

電子メールを一般の事務所でも使いはじめたころの話です。表を含まない平文の文章をExcelに記入して、添付ファイルとして送ってきた人がいました。

なぜメール本文に書かずに、わざわざ添付ファイルにして、しかもExcelに記入するのか、気になって電話して聞きました。

その人の部門では、皆がExcelで文書を作っているということでした。それで、メールの本文に書くのではなく、Excelの添付ファイルで平文を送ってきたということです。メールに本文を書けることも知らなかったようです。

Excel方眼紙も入り組んだ表を書くときにはいいですが、データを活用にするためには単純な表にしないと不便です。平文で伝えるだけならば、メールでは原則本文に書きます。

ExcelもWordも電子メールもツールです。ツールは適切な使い方を知らないと、大きなムダが発生することになります。

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