どっちが便利? ネットと紙のスケジュール帳

スケジュール

起業してGoogleカレンダーを使い始めました。

今まで使っていなかったのは、個人の電子機器を持ち込めない場所で仕事をすることが多かったためと、セキュリティの関係で会社のスケジュールをクラウドに登録できなかったためです。

Googleカレンダーを使うにあたり、そのメリット・デメリットを整理しました。

Googleカレンダーのメリット

紛失しない

紙の手帳でスケジュールを管理していたときの最大の不安は、手帳を紛失することです。幸い私は一度も経験していませんが、もし紛失したら大変だったと思います。

覚えているスケジュールもありますが、覚えていないものもたくさんあります。周りの人が関係するスケジュールであれば、聞いて回ることである程度カバーできますが、そうでないものは、相手との約束をすっぽかすことになり信用を無くします。

Googleカレンダーは、パソコンでもタブレットでもスマホでも見られます。どれかを紛失しても他の機器で見られます。

もちろんGoogleカレンダーがダウンすることも考えられます。それでも、スマホ側に記録してあるものは見ることができます。

Googleカレンダーがハッキングされるかソフトウェアの不具合かで、データが壊れることが最大の不安です。その対策として定期的に印刷することもできます。

繰り返しの登録が楽

定期的に繰り返されるイベントの登録が簡単にできます。電子ツールの便利なところです。

検索できる

過去のイベントがいつだったか確認したい時など、検索して見つけることができます。紙のスケジュール帳ではできないことです。

この機能を有効に使うためにはいくつか注意点があります。

正式な名称を使う

イベントの名称や場所は、正式な名称を登録したほうが後から検索で見つけやすくなります。

同じイベントは同じ名称で登録することも大切です。そうすれば、検索によりもれなく拾い出すことができます。

人の名前もフルネームで記載すれば、その人に関するイベントだけを検索することができます。

関連情報を追記する

Googleカレンダーには説明欄があります。

メールでイベントの連絡をもらったときなどは、ここにコピペしておけば情報量が増えます。

予定が変わったら変更する

突然の予定変更があったときは、忘れずにGoolgeカレンダーも変更しておきます。直前の中止などの場合は、スケジュールの予定をそのままにしがちです。

Googleカレンダーのデメリット

Googleカレンダーのデメリットは、セキュリティの不安です。

特に、スケジュールを一般公開にできることです。秘密の情報を間違って一般公開してしまうリスクがあります。

一括して非公開にできる機能があれば、少しは安心して使えると思います。

また、公開している情報は、【公開中】とでも表示して、一目で公開していることがわかれば、セキュリティ事故も減ると思います。

当面は、秘密の情報はGoogleカレンダーに登録しないことが、一番の対策です。

操作面でも、イベント登録時の既定値を自由に変更できると良いと思いましたが、私がまだ知らないだけかもしれません。

おわりに

私がスケジュール帳を初めて使ったのは、会社に入って新入社員研修が終わり、仕事を始めた時です。それまでは、時間割表があれば間に合いました。それ以外の予定はすべて覚えておけました。

しかし、仕事を始めるとバラバラな予定がどんどん入ってきます。とても覚えていられません。そこでスケジュール帳を買いました。

スケジュール帳に関しては、電子ツールが紙よりも優れています。

1年分のスケジュールを一覧するような機能を持っている電子ツールはなさそうですが、月ごとのスケジュールを順に見ていけば満足できます。

タブレットやスマホのアプリもたくさんありますので、使いやすいものをこれから試していこうと思います。

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

フォローはこちらからお願いします。

会社勤めから起業するためのウェブ集客セミナー
会社勤めから起業するための7つのステップ