あなたは、次の４つにどのように優先順位をつけますか？
① 緊急度が高く、重要度が高い
② 緊急度が高く、重要度が低い
③ 緊急度が低く、重要度が高い
④ 緊急度が低く、重要度が低い
「緊急度が高く、重要度が高い」ことには、人命にかかわり、多額の損害が発生する事故の対応などがあります。
「緊急度が高く、重要度が低い」ことには、重要な要件でない電話などがあります。電話は出るまで、重要度が高いのか低いのかわかりません。
「緊急度が低く、重要度が高い」ことには、中長期的な計画の策定などがあります。
「緊急度が低く、重要度が低い」ことには、暇つぶしなどがあります。
「緊急度が高く、重要度が高い」ことが一番上で、「緊急度が低く、重要度が低い」ことが一番下であることには、誰も依存はありません。問題は、「緊急度が高く、重要度が低い」と「緊急度が低く、重要度が高い」の順序です。
多くの人は、上の順序の通り、「緊急度が高く、重要度が低い」ことを高い優先順位にします。緊急度が高いためやらざるを得なくなります。そのために、「緊急度が低く、重要度が高い」ことをやる時間がなくなりがちです。
時間の有効活用とは、「緊急度が低く、重要度が高い」ことを行う時間を確保することです。本来は、「緊急度が低く、重要度が高い」ことのほうが、優先順位は上です。そこに「緊急度が高く、重要度が低い」ことが、割り込んでくることが問題なのです。
それを解決するためには、まず「緊急度が高く、重要度が高い」ことも含め、緊急度が高いことを発生させないことです。そのためには、事故のような緊急事態が起きないようにすることや、何か行う時には事前準備を入念に実施することなどが大切です。
また、緊急に飛び込んできたことが、重要度が高いのか、あるいは低いのかを速やかに振り分ける仕組みを作ることです。例えば電話には直接出ずに他の人に出てもらい、重要な電話だけにでるという方法があります。
タスク管理として細かい計画を立てる人もいます。しかし、緊急事態が発生したら、計画はむちゃくちゃになります。
「緊急度が低く、重要度が高い」ことを実施するために、時間を有効活用し、それを計画的に進めるために、タスク管理があります。これらすべてのために、緊急度の高いことを発生させないこと、発生したとしても速やかに重要度を判断できる仕組みをつくることが大切です。
