手帳に求めるものは、人により違います。自分のこれまでの手帳の使い方を振り返り、理想の手帳について考えてみます。
１．スケジュール
私が手帳を使い始めたのは、会社に入ってからです。最初の目的は、自分のスケジュールを管理するためです。学生時代は、講義の予定を中心とした週単位の予定でした。手帳に記録し、身につけているほどのことはありませんでした。
会社に入ると、細かな予定がたくさんあり、しばしば変更されます。常に手帳を持ち歩き、自分のスケジュールを管理しないわけにはいきませんでした。
２．電話番号
次に必要になったのが、よくかける電話番号のリストです。まだ、携帯電話はありません。外出先で衆電話を探しては、お客様にも社内にもかけていました。そのために、電話番号のリストを持ち歩くことは必須でした。電話番号をたくさん暗記していることを自慢している人もいましたが、単純な記憶は嫌いなので、まねしようとは思いませんでした。
携帯電話を持つようになってからは、電話番号は携帯電話に登録され、手帳の電話番号リストは不要となりました。携帯メールを使うようになってからは、メールアドレスも追加されました。
３．やるべきこと
次に必要になったのは、やるべきことのリストです。大小問わずやるべきことが発生します。外出先でも発生しますから、手帳に書く必要がありました。
これは紙では不便でした。完了したものは消しますが、長期間残る項目もあります。優先順位に従って並び変えたいところですが、紙では書き直さなければなりません。
仕事で自分専用のパソコンが使えるようになってからは、パソコン上でリストを削除したり、順序を変えたりするようになりました。紙の手帳は、外出先でやるべきことを一時的に記録するメモとなりました。
４．備忘録
しばしば参照する情報を記録しておきます。基本的に自分の記憶は当てにせずに、記録してあるものを確認するようにしています。
５．アイデアメモ
思いついたアイデアなどをメモしておきます。ブログを書き始めるようになってからは、思いついたブログのネタをメモすることが増えました。
まとめ
私が手帳に書いているものは以上です。これ以外のものの必要性は感じません。現在であればすべてスマートフォンでできますが、個人の電子機器を持ち込めない場所にいることが多いので、紙の手帳を使っています。
細かい行動の予定と実績を記録している人もいますが、あまり細かい行動は、記録しても手間がかかり意味があるとは思えません。少なくとも習慣となっている行動は、記録をしなくても忘れることはありません。「やるべきこと」に記録するのは、習慣となっていない行動だけです。
30年ぐらい先までの計画なども立てていますが、常に持ち歩いてはいません。常に持ち歩くスケジュールは、長くても１年ぐらいのもので、参照や修正は１ヶ月後までに集中します。
「やるべきこと」をスケジュールにどのように落としていくかが、ポイントとなります。それほど特別な作業ではありません。優先順位を決めて、いつまでにやるかを決め、やるだけです。長いスパンのスケジュールはおおざっぱに決めておき、短いスパンのスケジュールはきちんと決めます。そして、ときどき見直しをします。それだけです。
