現代の日本には「電話で済むことをメールするな」と思う人と、「メールで済むことを電話するな」と思う人と両方います。
あなたはどちらですか？
最初に、電話とメールの長所と短所を整理してみます。
電話
電話の長所は、つながれば相手と話ができることです。返事をすぐにもらえます。声の調子から相手の感情もわかります。
短所は、かけるときに相手の都合がわからないことです。相手が今何をしているかわかりません。
緊急の仕事をしているかもしれません。誰にも邪魔をされたくない気分かもしれません。
電話を受ける方も、電話がかかってくると緊急事態が発生したかもしれないと考えます。何をしていても、まず電話に出るのが普通です。
電話にでないという選択をする人もいるようですが、呼び出し音が鳴っている間は気になり、他のことに集中することはできません。
もしかしたら緊急の用事で、電話に出なかったために致命的なことになる恐れがないとは言えません。
私は、電話にでないという選択をする人は傲慢だと思います。ですからなおさら、つまらないことで、電話をかけてくる人にはうんざりさせられます。
別の人にとらせて居留守を使うという方法や、常に留守電状態にしておいてかけなおすという方法はあります。
メール
メールの長所は、自分の都合の良い時に読めることです。送る側もそれを期待して、都合の良い時に読んでもらえればいいという気持ちで送ります。
ただし、ＩＴリテラシーの低い人は、このメールの長所をよく理解していません。メールが届いたときにアラームを鳴らして、どんな時でも読めるようにしている人がいます。
メールにすぐに返事がないと気分を悪くする人もいます。
その他のメールの長所としては、記録に残せるということがあります。相手に電話口でメモを取ってもらう必要がありません。
また、同じ内容を複数の人に同時に伝えることが容易にできます。
短所は、ＩＴリテラシーの低い人にとっては書くのに手間がかかることです。
タイトルに書いた「電話で済むことをメールするな」という人は、電話であれば一瞬で返事ができるのに、メールだと返事を書くのが大変だという人です。
まとめ
電話とメールは使い分けが大切です。
緊急の用事であれば電話です。メールだけ送って読んでくれないと言ってもしょうがありません。
後は相手に合わせることです。相手が十分にＩＴリテラシーの高い人であれば、ほとんどの要件はメールが適切です。
相手のＩＴリテラシーが低ければ電話になります。記録を残したいときは、メールを送って電話するということもあります。
最近では、LINEで連絡する人も多いようですが、LINEはメールの代わりにはなりません。ビジネスメールがすべてLINEで来たら、わずらわしくてやっていられません。
