あなたは残業をしていますか？なぜ残業をするのでしょう。毎日が残業禁止で全社員が定時退社する会社があります。
『クラウド版 デッドライン仕事術』は、そんな会社の社長を務められた吉越浩一郎さんと、その方法を取り込みプロブロガーとなった立花岳志さんの共著です。
しかし、この本に書かれていることが、なぜ残業なしにつながるのかわかりにくいと思います。そこで、『クラウド版 デッドライン仕事術』から共感したところを３つ紹介し、なぜ残業なしにつながるかを解説します。
期限を定める
仕事には期限を定めるべきです。緊急の仕事であれば、皆、期限を意識しますが、問題は、緊急でない仕事です。緊急ではないけれど重要な仕事をどう進めるかが大切です。
トラブルなどがあると、影響を最小限に抑えるために、早急に解決しようとします。何とか対応が終わると、そこでほっとして仕事をした気になります。
しかし、よく考えてください。トラブルなど起きない方が良いのです。大切なことは、トラブルを起こさないための対策です。
機械は壊れます。人間はミスをします。壊れない機械を使うとか、ミスをしないように気をつけるというのは、対策になりません。不可能なことだからです。機械が壊れても、人がミスをしても、トラブルを起こさないためにどうするかを考え実行しておくことが必要なことです。
そのための対策を考え実施することは、緊急ではないが重要な仕事です。そのような仕事に期限を定め、対応することが、真に大切なことです。
仕事を分割する
大きな仕事があると、経験のない人は途方にくれます。何から手をつけていいかわからなくなります。
大きな仕事は、それをなしとげるために必要な小さな仕事に分解します。分解した仕事をすべて達成したら、大きな仕事も達成できるようにします。
分解した仕事がまだ大きければ、さらに分解します。そうして、一つの仕事を自分で楽に全体を把握できるまで分解します。慣れていない仕事であれば、一人で実施して数日で終わるぐらいの仕事にまで分解します。
仕事の分解が終わったら、それぞれの仕事で必要な資源を洗い出します。道具が必要な仕事があります。人手が必要な仕事もあります。人手であれば、どのようなスキルを持った人が、どのくらいの期間、何人必要かを見積もります。
次に仕事の順番を決めます。仕事の中には、他の仕事が終わらなければできない仕事があります。逆に並行してできる仕事もあります。並行してできる仕事は、並行して行えば早く終わります。
順番に行わなければならない仕事と並行にできる仕事が分類できたら、それを時系列に並べます。すると、仕事のスケジュールが決まります。それぞれの時期にどのような資源が必要かがわかります。資源を投入し並行して行う仕事を増やせば期間を短縮できます。
このようにすれば、どんなに大きな仕事でも、実現可能な実施計画が立てられます。このとき残業しない前提で計画を立てれば、残業はなくなります。残業の多くは、残業する前提で計画を立てているために発生しています。
問題は、経験も前例もなく見積もりが立てられない仕事です。このような仕事は計画を立てられません。計画を立てても、守られる保証がありません。
そのような仕事はまずやってみることです。やってみて実行可能なことなのか、どのくらいの資源を必要とするものなのか、見極めなければなりません。実質的に計画を立てられるのはそれからです。
会議で問題を可視化する
会議では問題を可視化して、全員で共有できることが大切です。そのための仕組み作りが重要です。問題が共有できていない状態では、会議自体がムダになります。
会議は「決める」場です。関係者を全員集め、情報を共有し、決定します。
決定の場である会議と話し合いの場は分けなければいけません。
話し合いは、最小限の人数で行うものです。アイデアや意見が出てこない人が参加していても意味がありません。
おわりに
「期限を定める」「仕事を分割する」「会議で問題を可視化する」どれも、当たり前のことです。あなたは、残業も当たり前のことと考えているのではないでしょうか。
残業をなくすと決め、そのために必要な計画を立てれば残業はなくなります。もちろん突発的なトラブルなどがあれば残業になるかもしれません。しかし、そのようなトラブルが発生しないような対策を常日頃から立てておくことが大切なことです。
