ムダな会議と意味のある会議の違い

あなたの会社では、会議をどのくらいやっていますか？

会議の中には、ムダな会議と意味のある会議があります。ムダな会議はやめ、意味のある会議だけにするためにはどうすれば良いでしょうか？

ムダな会議

ムダな会議の代表例は、報告だけの会議です。誰も質問もせず、議論もしません。情報共有ならば、報告事項を関係者に電子メールで配布すればすんでしまいます。

しかし、このような会議はよく行われています。ひとつの理由は、会議の出席者で合意したことを公式にするためです。

質問も議論もないということは、あらかじめ根回しがすんでいるのでしょう。そうでなければ、出席者全員がやる気がないとしか思えません。

根回しがすんでいることを公式に決める会議は必要でしょうが、いつも質問も議論もないならば、電子メールの配布ですますことを考えた方が合理的です。

２番目は、発言しない人が参加している会議です。発言しない人は、会議に参加している意味がありません。その時間に他のことをやってもらった方が仕事がはかどります。

会議の内容や決定事項を自部門に持ち帰るために参加するということもあるかもしれません。それであれば後から議事録を電子メールで送ってもらえばすむことです。

百歩譲って、新入社員のような人が勉強のために参加するということはあるかもしれません。それでも事前に勉強して、会議の場では意見を述べることが望ましいことです。

３番目は結論が出ない会議です。議題によっては、なかなか結論が出ないものがあるかもしれません。しかし、結論が出ないならば、会議を開く意味がありません。

すくなくとも誰かがたたき台となる案を作成し、それに対する議論をすべきです。誰からも何の案も出ないならば、別の方法を考えなければなりません。

それでは、意味のある会議にするためには何が必要でしょうか？

まず、会議の目的を明確にしなければなりません。その会議で何を決めるかを出席者全員が共有しておくことです。

会議の目的が明確であれば、出席者はおのずから決まってきます。不要な人は出席しても意味がありません。

意味のない会議を定例的に行うことほどムダなことはありません。出席者の時間は、会議の時間だけでなく、会議場所への移動の時間もムダになります。

会議にあわせて他の仕事が中断されます。仕事が途中で中断されるため、集中力の低下も発生します。

会議の効率化は、そのまま仕事の効率化につながります。