仕事でメールはどんどん増えてきます。企業に勤めていると、関係者ということかCCで送られてくるあまり関係のないメールもあります。
簡潔に書かれたメールであればいいですが、わかりにくい文章でだらだらと長いものもあります。仕事のメールであれば、ていねいに読まないと重要な情報を見逃してしまうかもしれません。
仕事以外のメールでも、名刺交換しただけでメルマガを送ってくる人が後を絶ちません。
SNSも同じです。
むしろSNSはきりがありません。つい見ていると、思わぬ時間を浪費してしまいます。
そんな環境でも、メールやSNSで時間を奪われないために、私が実践している方法を紹介します。
重要な情報を見逃さない仕組みをつくる
まず、仕事に関係することなど重要な情報を見逃さない仕組みをつくります。
メールであれば、特定の人からのメールはフォルダーに振り分けます。FacebookやTwitterでは、投稿を見逃したくない人はリストに登録します。
そうして、最低限の見るべき情報を絞りこみます。
利用する理由を考える
SNSは利用する目的をきちんと考えます。
Facebookは多くの人とゆるくつながるために便利なツールです。
Twitterは情報収集に使えます。人との交流という面では、Facebookに負けたと言えます。
目的に合わせ、アウトプットする内容と頻度を決めます。アウトプットだけはきちんとします。他の人の投稿を読むことは割り切って考えます。
時間を区切ってまとめて見る
メールやSNSを見るときは、時間を区切ってまとめて見ます。メールが届いたらすぐに返事をしようと考えてはいけません。まとめて見て、返事が必要なものはそのとき返事を書きます。
最低限の見るべきものを見たら、あとは時間の範囲内で見ます。
他のことをやるときは、メールもSNSも見ません。プッシュ通知などは来ないようにします。集中の妨げになります。
不要な情報を整理する
メールの場合、タイトルだけは全部を見ることになります。
その時間を節約するためにも、読まないメルマガは購読を解除します。簡単に解除できないメルマガはスパム報告します。するとGmailであればスパムフォルダーに振り分けられます。
知り合いでメルマガを解除しにくい場合は、フォルダーに振り分け、読まないようにします。メールでは、フォルダーへの振り分けを読まないためにも使えます。
まとめ
メールもSNSも最低限の見るべきものを絞り込みます。
それ以外のものは、自分で決めた時間の範囲だけで読みます。
アウトプットは自分の利用目的に合わせて行います。
読まないメルマガは解除します。
だらだらとSNSを見ないことが、メールやSNSで時間を奪われないコツです。
