タスク管理の基本

起業してtodoリストアプリを検討する際に、タスク管理に関するブログをいくつか見ました。そこで、タスク管理について思うことを記録しておきます。

タスク管理の目的

タスク管理と言ってもやっていることは人それぞれです。何のためにそこまで細かいことを登録しているのかと思う人もいます。

私の考えるタスク管理の目的は、重要なタスクを忘れずに実行することです。

そう考えるとやるべきことは簡単です。

まず、やりたいタスクをすべて書き出します。

次は、重要度順に並べます。

後は実行するだけです。

タスクと重要度は定期的に見直します。これがPDCAサイクルを回すことになります。

そうすると管理すべきタスクも決まってきます。

例えば、歯磨きなどは、完全に習慣化しているために忘れることはありません。そのため、タスク管理の対象にしません。

私の場合、毎朝体操したり、週１回爪を切ったりすることも習慣化しているため、忘れることはありません。

読書は毎日することとしてタスク管理の対象にしました。通勤していた時は、通勤時間帯に必ず読書をしていましたから、特に意識していませんでした。

現在は、１日家にいることもあるため、読書をしないこともありがちです。そこで、タスク管理の対象としました。

タスク管理の難しさは、スケジュールとの関係があります。

定常的に実行していて、かかる時間が分かっているタスクは問題ありません。期限が決まっていても、かかる時間を見越して手をつければ期限までに終了します。

初めてのタスクで、時間の見当がつかないタスクはやってみるしかありません。

期限が決まっていれば、見通しが立つまで最優先でやるしかありません。

タスクの重要度は以上のことを踏まえて決定する必要があります。

タスク管理の難しさは、重要度の決定の難しさです。

タスクに他人が絡むとより複雑になります。

他人に依頼したタスクが終了しないと、次のタスクにかかれないとします。相手とは当然期限の約束をします。相手が期限通りに仕上げてくれれば問題ありませんが、遅れるとその後の工程に影響がでます。

その工程の遅れが全体の遅れにつながるクリティカルパスである場合は、特に注意が必要です。

大勢の人と多くの工程が複雑にからむプロジェクト管理の難しさの原因のひとつです。

大規模プロジェクトでは数千人の人と数百万以上の工程がかかわってきます。それに比べれば、個人のタスク管理など何ほどのこともありません。

タスク管理はものごとを効率的に進めるために行います。

そのために、タスクを洗い出し、重要度を決定します。

かかる時間が分からないタスクは、やってみるしかありません。期限が決まっていれば、見通しがつくまでは最重要なタスクになります。

他人が絡むとタスク管理はさらに複雑になります。