時間管理は現代人に必須のスキルです。ここでは、時間管理の３つの発展段階を追っていき、最終段階である優先順位づけによる管理を行うためのコツについて紹介します。
１．チェックリストによる管理
やらなければならないこと、やりたいことを書き出して、それを実行していく方法です。この方法では、実行することの順序やいつ実行するかといったことが考えられていません。
２．予定表による管理
何をいつやるかを予定表に書き込む管理です。他の人から言われた予定が先にうまりがちです。自分が何をするのか、したいのか、主体的な予定が、もれてしまうことを警戒しなければいけません。
３．優先順位づけによる管理
重要なことからやるように予定を組みます。実行する順序により効率が異なるものは、最も効率的な順序で実施します。他の人の行動の結果や返事を待つ時は、待っている間に他のことができます。
この優先順位による管理を行って初めて、自分の目標達成に向けた時間管理ができます。この方法の課題は、時間が読めないことの管理と緊急事態への対応です。
時間が読めないことの管理とは、過去に他の人が同じことをやった時の時間もわからなければ、作業を細かく分解しようにもすべての作業を洗い出すこともできない、実際にやってみないと、どのような作業があるかわからないという時の時間管理です。
できる限りの情報を集めて、作業内容を洗い出しても、すべての作業を洗い出すことはできず、かかる時間がわからないときは、多めの時間をとって、やってみるしかありません。このとき大事なことは、作業を中断できるようにしておくことです。
私が先日から行っているWindows8への移行作業がこれにあたります。事前に、Windows8アップグレードアシスタントの情報は入手しましたが、これですべて網羅されている保証はありません。いつでも作業を中断して、古いOSで立ち上げられるデュアルブートが必須になります。
あらかじめ多めの時間をとっておき、予想外のことが起こった時は、次の緊急事態への対応と同じです。
緊急事態への対応は、緊急事態を発生させないことです。事前にきちんと準備をして、予想できるリスクに対しては、対応を考え、必要な対策をとっておきます。それでも想定外のことが発生したら対応するしかありません。緊急事態への一番の対応は、なによりもそれを発生させないことです。
まとめ
重要なことと緊急なこととどちらを行うかという話がありますが、緊急なことはやらざるを得なくなるものです。重要なことを行うためには、緊急なことを発生させないことです。
