マルチタスクをこなすための5つのコツ

タスク

仕事をするときは、いくつもの仕事を並行してこなしていくことがふつうです。私は、はじめからそうやって働いていましたから、それが当たり前だと思っていました。上司から不定期に、「これいついつまでにやっといて」と仕事を指示され、自分で計画をたててこなしていきました。

でも、これが苦手な人もいます。私も大きなプロジェクトの中で、プログラミングだけを一定期間やったことがあります。だいぶ楽でした。不定期に納期の異なる仕事が飛び込んでくるのは、それなりに難しいことではあります。

そこで、仕事をマルチタスクでこなすためのコツをまとめておきます。

やるべきことを書き出す

まず、やらなければならないことをすべて書き出します。やるべきことの全体を目で見られるようにします。記憶に頼らないだけで楽になります。目で見ることにより、やらなければいけないことで頭の中が混乱することを防げます。

ここには、自分が直接やらずに人に頼む仕事も含めます。自分の責任で遂行する仕事をすべて含めます。

また、急ぎでない仕事も書き出します。『7つの習慣』の「緊急ではないが、重要な仕事」
を実行するためです。

優先順位をつける

次に、やるべきことに、すべて優先順位をつけます。そのためには、いつまでにやらなければならないという納期と、どのくらいの時間がかかるという見積もりが最低限必要です。

優先度に従って、仕事の順序の計画をたてます。人に頼む仕事はすぐに頼みます。準備が必要な仕事は準備も計画にいれます。

飛び込みの仕事が入ったら、すばやく優先順位を決めて追加するだけです。

人に頼む仕事の状況は自動的に入手できるようにする

人に頼む仕事の状況は、自動的に入手できるようにしておきます。こちらから聞かないと分からないようではいけません。

例えば、部下に指示する仕事であれば、結果を必ず報告させるようにしておきます。時間のかかる仕事であれば、定期的な進捗報告が必須です。

進捗は定量的にさせ、その確証が得られることが必要です。大きな仕事であれば、この報告の仕方を決めることに時間をかける意味があります。

初めての仕事はすぐに手をつける

問題になるのは、やったことのない仕事です。どのくらい時間がかかるか見積もりができません。経験者がいれば経験者に聞くことができます。経験者がいなければ、とにかくやってみるしかありません。

やってみて新たな問題が見つかることもあります。初めての仕事は、全体の見通しがつくまで優先的に進めなければいけません。

待ちの状態になったら次の仕事を始める

仕事をしていると、誰かの返事待ち、作業完了待ちといった状態になることがあります。そのようなときには、次の仕事に手をつけます。

待っていた返事が来たり、作業が完了したりした場合には、前の仕事に戻り、自分の作業を続けます。

コンピュータで多重処理をするときと同じような状態になります。マルチタスクが苦手な人はこれができません。

コツは意識をすばやく切り替えることです。また、記憶しようとしてはいけません。必要なことはすべて書き出します。記憶しようとすると、切り替えたときに混乱します。

おわりに

基本的には、やるべき仕事を書き出し、優先順位をつけて、計画的にこなしていくだけです。

マルチタスクが苦手な人は、割り込みされることを嫌います。確かに割り込みが入ると効率は落ちます。

しかし、そこは慣れです。割り込みの仕事が入ったら、すばやく頭を切り替え、優先順位だけ決めたら、元の仕事に戻ります。新しい仕事が最優先であれば、その仕事をはじめます。

また、特に集中してやりたい仕事には、特別な時間を割り振ることも有効です。そのときは、メールを見ないことはもちろん、電話を受け付けないようにしておくことも必要です。

タスク管理ツールとして、さまざまなツールがあります。しかし、ツールは重要ではありません。パソコンがない時代、私はメモ用紙に1枚1件で仕事を書きだし、優先度順に並べて使っていました。

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