話がわからないと言われたり、伝えたいことがうまく伝わらなかったりする人がいます。多くの場合、何を言いたいのかわからず、話の焦点が絞れていません。そんな人でも、伝えるべきことを伝えるための５つの方法を紹介します。
１．結論から伝える
まず、結論から伝えます。理由や関連事項は後回しです。これを心がけるだけで、あなたの話は、見違えるように伝わるようになります。
問題は、結論がはっきりしないときです。結論がはっきりしないことを伝えることに意味がある場合には、やはり最初に結論がはっきりしていないことを伝えます。
自分の頭の中が整理できていないときがあります。話がわかりにくい人、伝わりにくい人は、自分の頭の中が整理できていないときがほとんどです。
その時は、紙に書き出します。自分として結論だと思うことを紙に書き出し、それが本当に結論かどうかを考えます。
２．理由と具体例
結論の次には、結論にいたった理由を説明します。理由は、論理的に結論を導き出せるものでなければなりません。理由となりえないものを理由として伝えると知性を疑われます。
理由の次に具体例をつけて補足します。結論あるいは理由の具体的な例となっていなくてはなりません。
３．概要から詳細へ
説明は、必ず概要から詳細の順序でなければなりません。いきなり詳細から説明した場合は、最初の部分をきちんと理解してもらえない可能性があります。最悪の場合は、まったく理解してもらえず、伝えたいことが伝わりません。
４．結論と無関係なことは含めない
伝えるべきことは、結論です。結論を補足するために、理由、具体例、詳細情報を伝えます。結論と無関係なことを含めてはいけません。
よくあるパターンは、関連事項としてあれも伝えたい、これも伝えたいと考え、どんどん発散してしまうことです。このような傾向のある人は、一度紙に書いてみることをお薦めします。
まず、結論を書き、結論の関連事項として伝えたいことを書き出します。次に、関連事項が本当に結論と関係があるかを考えて、関係がある場合には、その関係を書き出します。このようにすれば、結論と無関係なことが、伝えることに含まれることはありません。
５．覚えられる量を考える
口頭で伝える場合には、一度に覚えられる量を考えるべきです。伝えたい結論をひとことで言えて、その理由を説明する程度です。それ以上の情報を伝えたい場合は、書類を渡すか別途電子メールを送るかしないと覚えてもらえないと考えるべきです。
